Upoważnienie do przetwarzania danych można wystawić tylko osobie, która musi mieć do nich dostęp, gdyż tak wynika ze specyfiki i zakresu jej obowiązków służbowych. Zakres upoważnienia może być różny. Może być udzielone na z góry określony czas, oznaczony konkretną datą, lub też na czas wykonywania pracy na określonym stanowisku (czy wykonania konkretnych czynności). Wszystko zależy od tego, komu wystawiane jest upoważnienie i jak długo konkretna osoba potrzebuje dostępu do danych.