Powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania podróży służbowych nie wiążą bezpośrednio wszystkich pracodawców. Jeśli reprezentują oni sferę pozabudżetową, mogą (z pewnymi ograniczeniami) wprowadzić w tym zakresie własne regulacje w regulaminie wynagradzania. Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem.

Pracodawcy ze sfery budżetowej mają w tym zakresie mniej swobody. Mogą jednak np. w regulaminie wynagradzania pewne kwestie doprecyzować, co ułatwi im zacznie współpracę z pracownikami. Na przykład mogą zobowiązać pracowników do składania oświadczeń co do godzin przekroczenia granicy delegacji czy zapewnionych bezpłatnych przejazdów i posiłków.